Za pristupanje Web mail sučelju potrebno je unijeti korisničko ime i šifru. Nakon što upišete tražene podatke, klikom na sliku ključa, otvara se vaš INBOX folder. Tu će vam se prikazati pristigle poruke, te opcije da ih brišete ili odgovorite na njih.

Iznad pridošlih poruka nalazi se traka alata sa opcijama:

• Get - služi za primanje novih poruka,
• New - služi za sastavljanje nove poruke - nakon klika na New otvara se novi prozor sa poljima za primatelja, naslov i tekst poruke. Nakon završetka pisanja poruke klikne na gumb Send. Postoje i opcije Spell Check - provjerava pravopisne greške engleskog jezika, i unos primatelja iz vaseg Adress Book-a.
• Folders su mape odnosno direktoriji na serveru u kojima je spremljen vaš mail - osnovni su Inbox - to je mapa za vašu dolaznu postu, zatim Drafts - tu je pošta koja je napisana ali nije poslana, ondnosno nije napisana do kraja. Sent - tu je poslana pošta, i Trash - tu je obrisana pošta. Sa gumbom Add možete dodavati nove foldere, te sa gumbom Modify prebacivati poštu iz jednog u drugi.
• Address Book - Sa opcijom Add možete dodati osobu u address book dok sa opcijom modify mijenjati podatke već postojeće osobe, a sa opcijom delete brisati osobe iz address book-a. Postoji i opcija za umetanje već gotovih podataka iz nekih postojecih address book-a, u CSV formatu. Možete svoje kontakte organizirati i po grupama, te i njih organizirati i modificirati.
• Settings - To su postavke vašeg Webmaila - tu možete spremiti vaš potpis, odabrati opciju Move Deleted Messages To Trash, koja miče obrisane poruke u smeće, Save sent Messages to Sent folder, koja sprema poslane poruke u sent direktorij, i Forward messages as text, koja prosljeđuje poruke u obliku teksta. Ispod toga nalazi se opcija Account settings, preko koje možete mijenjati pristupnu šifru te neke detalje vezane uz korisnički račun. Ove postavke, ukoliko niste stručni, NIJE preporučljivo mijenjati, jer mogu dovesti do prestanka rada vašeg Webmail-a.
• Logout - služi za izlazak iz Webmail-a. SVAKAKO KORISTITE LOGOUT opciju, jer ako samo zatvorite browser, vaš Webmail i dalje ostaje aktivan, te može doći do gubitka nekih mailova.
• Help - tu možete pronaći pomoć ukoliko negdje zapnete ili vam nesto nije jasno.

Za čitanje i slanje e-mail poruka osim Web mail sučelja moguće je koristiti e-mail client program. Danas postoje deseci različitih e-mail programa. Mnogi su besplatni, a postoje i komercijalni proizvodi koje je potrebno kupiti prije korištenja. Među najpopularnijim e-mail clientima je Microsoft Outlook.

Za ispravno podešavanje i korištenje bilo kojeg e-mail programa potrebno je znati neke informacije o serveru gdje se nalazi e-mail adresa:

1. POP3 ili IMAP server - mail.rnrgimnazija.hr
2. User name ili korisničko ime
3. Password ili šifra
4. SMTP server - mail.hinet.hr za HT Hinet korisnike ili neki drugi.

Primjer podešavanja Microsoft Outlook Mail programa.

Kao probne podatke koristiti ćemo slijedeće informacije koje se dobivaju pri otvaranju Web servera:

POP3 server: mail.rnrgimnazija.hr
SMTP server: mail.hinet.hr ili mail.nesto.com
Korisničko ime: nesto
Šifra: dem0pass
E-mail: nesto@rnrgimnazija.hr

• Otvorite meni TOOLS, a zatim ACCOUNTS. Kliknite na MAIL traku.

• Kliknite na ADD. Vidjet ćete tri opcije na izbor. Odaberite MAIL.

• "Display Name" - upišite svoje ime i prezime. Kliknite na NEXT

• "E-mail Address" upišite vrijednost pod E-mail. U našem primjeru to je nesto@rnrgimnazija.hr i kliknite na NEXT

• U polja Incoming i Outgoing mail upišite vrijednosti mail.rnrgimnazija.hr kao POP3 server i mail.hinet.hr (samo ako se za spajanje na Internet koristite uslugama HiNet-a) kao SMTP server te kliknite na NEXT.

• "Account Name" - upisujete korisničko ime. U našem primjeru to je nesto.

• "Password" - upisujete šifru. U našem primjeru to je dem0pass. Kliknite na NEXT

• Nakon toga kreiran je vaš e-mail account. Kliknite na close i Microsoft Outlook je podešen.

Poštu šaljete i primate klikom na tipku "Send and Receive".